Enam Aturan Meeting dan Rapat

Dari materi oleh:
Governmental Leader

Meeting atau rapat memang tidak populer bagi banyak orang. Di
antaranya, karena meeting dan rapat selalu mengambil waktu orang
lain. Artinya ada meeting dan rapat yang buruk dan ada pula meeting
dan rapat yang baik. Meeting atau rapat bisa menjadi pemanfaatan
waktu yang hebat bila dijalankan dengan baik. Sayangnya, hal yang
sebaliknya juga merupakan kenyataan sehari-hari. Meeting atau rapat
yang buruk adalah membuang-buang waktu.

Berikut ini adalah enam aturan meeting atau rapat yang baik. Keenam
aturan ini bisa menekan kemungkinan rasa frustrasi setiap orang yang
menghadiri meeting atau rapat, dan tentu saja menjadikannya lebih
produktif bagi organisasi.

ATURAN #1

Selenggarakanlah meeting atau rapat, sebagaimana meeting atau rapat
yang ingin Anda hadiri. Buatlah meeting atau rapat yang ideal,
seperti meeting atau rapat yang ideal menurut Anda. Inilah aturan
paling mendasar bagi penyelenggara meeting atau rapat.

Meeting dan rapat yang efektif dan menjadi peserta yang baik, adalah
tentang mempertimbangkan orang lain.

Setiap aturan berikut ini diturunkan dari aturan pertama ini.

ATURAN #2

Lakukanlah persiapan secukupnya, dan yakinkan bahwa semua peserta
meeting atau rapat juga melakukannya. Distribusikan agenda meeting
atau rapat satu hari sebelum pelaksanaannya, dan yakinkan bahwa
setiap peserta dapat mengakses berbagai informasi yang
melatarbelakangi agenda itu.

Peserta meeting atau rapat, punya kewajiban untuk:

- Mereview agenda dan informasi latar belakangnya;
- Datang dan hadir di meeting atau rapat yang bersangkutan.

Jika pihak penyelenggara gagal melakukan proses ini, maka setiap
peserta hendaknya berinisiatif untuk memintanya kepada pihak
penyelenggara. Tidak sepantasnya ada orang yang datang menghadiri
meeting atau rapat, tanpa mengetahui mengapa mereka hadir di sana dan
apa yang hendak dicapai dengan meeting atau rapat tersebut.

Jika perintah yang diterima oleh pihak penyelenggara tidak
menginformasikan apa-apa, maka pihak penyelenggara ini sudah
sepantasnya mempertanyakan perlu tidaknya meeting atau rapat
itu dilaksanakan.

ATURAN #3

Mulailah meeting atau rapat dengan tepat waktu, dan akhiri juga
dengan tepat waktu, atau malah lebih cepat lebih baik. Memulai
meeting atau rapat dengan tepat waktu menuntut kedisiplinan dari dua
pihak, yaitu pihak penyelenggara dan pihak peserta.

Keterlambatan menghadiri meeting atau rapat mencerminkan rasa kurang
hormat kepada pihak lain yang datang tepat waktu. Itu sebabnya pihak
penyelenggara perlu:

- Menyatakan;
- menunjukkan;
- Mendemonstrasikan;

ketepatan waktu dalam memulai meeting atau rapat. Dengan demikian,
pihak lain akan berupaya melakukan hal yang sama.

Selesai tepat waktu, adalah nasehat manajemen meeting dan rapat yang
krusial. Dalam hal ini, agenda meeting atau rapat perlu dinilai ke-
realistik-annya.

Jika meeting atau rapat bisa terselenggara dan selesai hanya dalam
waktu 20 menit, maka tidak perlu diperpanjang dengan berbagai tetek
bengek lain. Sebab, ini akan menyedot waktu orang lain, dan
menjadikan meeting atau rapat di organisasi yang bersangkutan menjadi
kian tidak populer dan dienggani.

Timing dari meeting atau rapat juga amat penting. Menyelenggarakan
meeting atau rapat setelah jam kerja, membuat banyak orang merasa
tidak nyaman. Efeknya akan negatif bagi moral setiap orang.

Emergensi dan keadaan darurat sudah lumrah di setiap organisasi, dan
biasanya memang menuntut meeting atau rapat dadakan. Namun demikian,
meeting dan rapat yang sifatnya rutin tetap perlu dijadwalkan. Dan
tentunya, dengan waktu dan tempat yang nyaman bagi setiap orang.

ATURAN #4

Tetaplah pada topik. Satu orang atau sekelompok orang, biasanya akan
menceritakan satu atau berbagai hal di dalam meeting atau rapat.
Dalam hal demikian, pihak penyelenggara atau salah satu peserta
meeting atau rapat, semestinya ditunjuk sebagai pihak yang berwenang
untuk meng-guide proses dan jalannya meeting atau rapat agar tetap di
jalurnya, dan tetap pada topik yang diagendakan. Hanya saja, untuk
kepentingan esprit de corp, hal ini perlu didemonstrasikan dengan
berhati-hati.

Lagi pula, menceritakan sebuah kisah, bisa jadi memang diperlukan
dalam sebuah meeting atau rapat yang difungsikan sebagai sesi
coaching atau proses pembelajaran. Sekali lagi, tetaplah diperlukan
seseorang yang bisa dan diberi kewenangan untuk selalu mengembalikan
proses meeting atau rapat ke substansi agenda.

ATURAN #5

Jangan selenggarakan meeting atau rapat yang tidak perlu. Dengan
berhati-hati, tetapkanlah berapa kali sesungguhnya meeting atau rapat
yang rutin perlu diselenggarakan.

Jika Anda menyelenggarakan meeting atau rapat harian, nilailah,
apakah ia cukup produktif? Bisakah meeting atau rapat tersebut
dikurangi frekuensi atau periodenya? Bisakah itu dilakukan dengan
HANYA BERDIRI dan dengan waktu beberapa menit saja? "Terlanjur duduk"
akan membuat orang "lupa berdiri".

Staffs meeting itu penting untuk komunikasi internal dan
produktifitas, tapi Anda juga perlu menghitung keseimbangan antara
komunikasi internal dan efisiensi waktu.

ATURAN #6

Selesaikan meeting atau rapat dengan PERNYATAAN YANG JELAS tentang
TINDAK LANJUT dan SIAPA yang harus menindaklanjutinya. Ini perlu,
sekalipun meeting atau rapat itu diselenggarakan hanya untuk
"mempelajari sesuatu". Simpulkan dengan jelas "apa, "siapa" dan
"bagaimana"-nya.

Jika penyelenggara gagal melakukan hal ini, maka salah satu peserta
harus angkat bicara dan mempertanyakannya. Jika ini juga
tidak dilakukan, maka meeting atau rapat itu akan sia-sia dan hanya
membuang waktu saja.

SIMPULAN

Mengimplementasikan semua aturan di atas tidaklah mudah. Apalagi,
menjadikan meeting atau rapat sebagai alat yang produktif. Akan
tetapi, percayalah bahwa dengan menerapkannya secara konsisten dan
penuh disiplin, akan menciptakan perbedaan dalam produktifitas
organisasi Anda.